Autor: Salvador Figueras, economista – Associació Gironina d’Orientació Empresarial

En Salvador Figueras és l’autor de l’article del blog d’aquest mes enfocat a persones emprenedores i autònomes que tinguin interès a conèixer les despeses deduïbles a l’IRPF i concretament amb els temes següents: 

1. Requisits de les despeses deduïbles

2. Relació de despeses deduïbles a l’IRPF

3. Noves despeses de l’autònom deduïbles al 2018: subministrament i dietes

4. Despeses de l’autònom: deduccions “especials”

5. Despeses deduïbles sense factura

6. Despeses fiscalment no deduïbles

1. Requisits de les despeses deduïbles

Els criteris que Hisenda estableix per considerar que un desemborsament econòmic pot ser considerat com a despesa deduïble són:

• Han de ser despeses vinculades a l’activitat econòmica realitzada per l’autònom o, com diu Hisenda, que estiguin «afectes» a aquesta.

• Han de trobar-se convenientment justificats mitjançant les corresponents factures. En alguns casos poden valer rebuts.

• Ha d’estar registrats comptablement per l’autònom en els seus corresponents llibres de despeses i inversions.

D’aquests tres criteris el més peculiar és el primer, ja que per adeterminades partides de despesa l’autònom haurà de demostrar que corresponen a la seva activitat professional i no a la seva vida privada. Això passa, per exemple, amb l’habitatge propi, si allà es desenvolupa l’activitat, ja que serà necessari determinar el percentatge de la despesa que es pot assignar a l’activitat i la que no.

En 2014 i 2015 Hisenda, amb la seva lluita contra el frau i en la seva necessitat de recaptar més, va ser més exigent a l’hora de considerar si una despesa és o no imputable al negoci. Després veurem diversos exemples.

Tingues en compte que tota despesa relacionada amb la teva activitat és deduïble, encara que hauràs de justificar-la, per això convé documentar-les i portar el llibre de despeses explicant el detall de cada factura perquè en el cas de tenir una inspecció puguis defensar-te adequadament. I no convé que abusis inflant les teves despeses perquè en el cas que t’inspeccionin no podràs defensar-ho i serà pitjor.

Pel que fa al segon requisit, és el que hi ha darrere d’aquest sa costum dels autònoms de demanar factura per tot.

Pel que fa als tiquets o factures simplificades, no són deduïbles ja que no es pot identificar qui ha realitzat la despesa. Així que, encara que sigui una mica molest, acostuma’t a demanar factura a restaurants, benzineres, taxis o supermercats (si el que adquireixes té relació amb el negoci, és clar).

2. Relació de despeses deduïbles a l’IRPF

A continuació detallem les despeses més habituals que ha de considerar l’autònom– i continuem amb la relació establerta per Hisenda:

• Consums d’explotació: compres de mercaderies, matèries primeres i auxiliars, combustibles, elements i conjunts incorporables, envasos, embalatges i material d’oficina. El consum de l’exercici es calcula d’acord amb la següent formula: Consums = existències inicials + compres – existències finals.

• Sous i salaris: pagaments als treballadors en concepte de sous, pagues extraordinàries, dietes i assignacions per a despeses de viatges, retribucions en espècie, premis i indemnitzacions.

• Seguretat social a càrrec de l’empresa: cotitzacions derivades de la contractació de treballadors més les corresponents a l’empresari autònom. Pel que fa a les aportacions a mutualitats de previsió social, com la reforma fiscal, a partir de gener de 2015 es deduïble el 50% de l’aportació per contingències comunes. Fins ara només eren deduïbles les dels professionals autònoms no integrats en el règim especial de treballadors autònoms que tinguessin l’alternativa legal de cotitzar a una mútua, amb un màxim de 4.500 euros anuals.

• Altres despeses de personal: inclou despeses de formació, indemnitzacions per rescissió de contracte, assegurances d’accidents del personal, obsequis (ex. paneres de Nadal) i contribucions a plans de pensions o a plans de previsió social empresarial.

• Arrendaments i cànons: lloguers, cànons, assistència tècnica, quotes d’arrendament financer (leasing) que no tingui per objecte terrenys, solars o altres actius no amortitzables.

• Reparacions i conservació: despeses de manteniment, recanvis i adaptació de bens materials. No s’inclouen els que suposin una ampliació o millora, perquè es consideren inversions amortitzables en diversos anys.

• Serveis professionals independents: honoraris d’economistes, advocats, auditors, notaris, així com a les comissions d’agents comercials o mediadors independents.

• Altres serveis exteriors: depeses d’investigació i desenvolupament, transports, primes d’assegurances, serveis bancaris, publicitat, relacions públiques, subministraments d’electricitat, aigua i telefonia i altres despeses d’oficina no inclosos en els conceptes anteriors.

• Tributs fiscalment deduïbles: l’impost de bens immobles (IBI), l’impost d’activitats econòmiques (IAE), i altres tributs i recàrrecs no estatals i taxes, recàrrecs i contribucions estatals. No seran deduïbles ni les sancions ni els recàrrecs de constrenyiment o per presentar fora del termini les declaracions d’Hisenda.

• IVA suportat: només serà deduïble quan no sigui desgravable mitjançant la declaració d’IVA, és a dir, que no presenti declaracions trimestrals d’IVA i per tant no tingui dret a deduir-se les quotes suportades. El que passa amb activitats exemptes d’IVA (ex. medicina) i en activitats acollides a alguns règims especials (règim especial de recàrrec d’equivalència i règim especial de l’agricultura, ramaderia i pesca).

• Despeses financeres: interessos de préstecs i crèdits, despeses de descompte d’efectes, recàrrecs d’ajornament de pagament de deutes, interessos de demora d’ajornaments dels pagaments a Hisenda. No s’inclouran els que derivin de la utilització de capital propi.

• Amortitzacions: import del deteriorament o depreciació de les inversions previstes com a immobilitzat material o intangible afecte a l’activitat. El seu càlcul es realitzarà conforme al que s’estipula en l’impost de societats. Per estimació directa normal pot revestir major complexitat ja que existeixen supòsits de llibertat d’amortització.

Per estimació directa simplificada, les amortitzacions es calcularan linealment d’acord amb la taula d’amortització simplificada.

Seran aplicables els beneficis fiscals (amortització accelerada) de l’impost de societat a empreses de reduïda dimensió.

• Pèrdues per deteriorament del valor dels elements patrimonials: deteriorament dels crèdits derivats per insolvències de deutors (només si no tenen el suport d’ avals, assegurances, etc.); deteriorament de fons editorials, fonogràfics i audiovisuals, i deteriorament de l’immobilitzat intangible, amb un màxim del 20% de fons de comerç que hagi sigut adquirit.

• Altres despeses deduïbles: adquisició de llibres, subscripcions a revistes professionals, despeses d’assistència a esdeveniments relacionats amb l’activitat (cursos, congressos, conferències), quotes d’associacions empresarials, corporacions i càmeres així com les primes d’assegurances de malaltia satisfetes per l’autònom per a ell, el seu cònjuge o fills menors de 25 que conviuen al domicili familiar, amb un màxim de 500 euros per persona.

• Provisions deduïbles i despeses de difícil justificació: amb l’entrada en vigor de la reforma fiscal, a partir de gener de 2015 s’estableix un màxim anual de 2.000 euros a la deducció per estimació directa simplificada del 5% de l’import del rendiment net previ.

• Provisions fiscalment deduïbles: només els autònoms que tributin en estimació directa normal podran desgravar les factures no cobrades o les depeses associades a les devolucions de vendes.

3. Noves despeses de l’autònom deduïbles al 2018: subministrament i dietes

La Llei de reformes urgents del treball autònom, aprovada l’11 d’octubre de 2017 en el Senat, preveu dues novetat importants ja que permet les següents despeses deduïbles a l’IRPF a partir de gener de 2018:

• Subministraments domèstics: l’autònom que treballi des de casa i així ho hagi notificat a Hisenda amb la seva declaració censal (model 037 o 036) podrà deduir-se un 30% dels subministres d’electricitat, gas, aigua, telefonia i internet.

• Despeses per dietes de manutenció: l’autònom podrà deduir-se 26,67 euros diaris (48 euros a l’estranger) quan no pernocti i 53,34 euros diaris quan pernocti en Espanya i 91,35 euros a l’estranger. Ara bé, haurà de complir els següents requisits: despeses degudes al desenvolupament de l’activitat econòmica, en establiments de restauració i hostaleria, que es paguin per mitjans electrònics i dels quals es disposi de la corresponent factura.

Hisenda ha anunciat que donarà suport a la vigilància sobre aquest tipus de despeses; per això s’ha de tenir cura. No s’admet aquesta deducció com a dieta si la despesa s’ha fet al municipi on l’autònom desenvolupa la seva activitat.

4. Despeses de l’autònom: deduccions “especials”

Hi ha una sèrie de partides de despeses molt habituals entre els autònoms que presenten algunes peculiaritats i sempre generen dubtes, degut sobretot al grau “d’afectació a l’activitat” comunament acceptat. Partides sobre les quals Hisenda està sent cada cop més exigent referent als requisits per justificar l’afectació a l’activitat.

En concret anem a profunditzar en el funcionament de les següents despeses deduïbles:

• Local o oficina, en lloguer o habitatge propi.

• Vehicle i despeses associades: benzina, manteniment, assegurança

• Telèfon mòbil

• Despeses de viatge i dietes: menjars, sopars, bitllets d’avió, taxis

• Despeses de vestuari

Local o oficina específic per a l’activitat

No presenten problemes; hauràs de notificar a Hisenda les dades del local en el moment de donar-te d’alta emplenant el corresponent model 036 o 037, o presentar una modificació de dades d’aquests impresos en el moment de traslladar-te a un nou local o oficina. Podràs desgravar-te totes les despeses associades a la hipoteca o l’assegurança. També podràs amortitzar la inversió realitzada si l’has comprat.

Local o oficina en un habitatge

Igual que en el cas anterior, has de notificar-ho a Hisenda, indicant el percentatge del domicili dedicat a l’activitat. Normalment és una habitació o màxim dues, per la qual cosa s’afectarà entre un 15% i un 50% com a màxim si no es vol tenir problemes. Les despeses associades a l’habitatge podran desgravar-se en aquest mateix percentatge.

En el cas de ser un lloguer, el problema és que has de tenir dues factures diferenciades, ja que el lloguer de la part professional ha d’incloure l’IVA. I això ho fa molt poca gent, sobretot per la molèstia que suposa per al propietari. Això es deu al fet que el lloguer de locals per a negocis és agreujat amb l’IVA.

I una cosa més: Hisenda s’està posant meticulosa i està començant a demanar comptadors separats d’aigua o llum per la part “professional” i la “privada” de l’habitatge.

Telèfon mòbil

Hisenda et permetrà la deducció sempre que tinguis dues línies de telèfon diferenciades, una per a ús personal i l’altra per a ús professional. Nomes així podràs justificar que la despesa es correspon a l’activitat.

Vehicle particular i despeses associades (manteniment, benzina, assegurança…)

A efectes de l’IRPF, només s’admetran íntegrament com a despeses en el cas d’aquells autònoms que es dediquin a activitats de transport de viatger, mercaderies, ensenyament de conductors o activitats comercials, això inclou taxistes, transportistes, repartidors, missatgers, autoescoles, agents comercials i representants.

La resta d’autònoms no podran deduir-se aquestes depeses per l’IRPF i només fins a un 50% en el cas de l’IVA. Adquirir el cotxe en renting és una opció cada vegada més estesa, encara que està subjecta a les mateixes limitacions fiscals esmentades pel que fa a la deducció de les quotes i de l’IVA suportat en aquestes.

Despeses de viatges i representacions

Podràs desgravar-te tant les despeses de desplaçament en transport públic (avió i tren, però també taxis), així con les despeses d’allotjament en hotels i despeses de manutenció (menjars, sopars). Sempre hauràs d’acreditar el caràcter professional, per la qual cosa la realització d’aquest tipus de despeses a diari o en cap de setmana és difícil que sigui acceptada per Hisenda.

Per altra banda, la despesa en menjars de treball és una de les més controvertides, i convé que ho limitis a la lògica de la teva activitat i apuntis sempre en una agenda o al darrere de la factura amb qui vas tenir el menjar.

Despeses de vestuari

Només s’admetrà la despesa en vestuari professional com a roba de protecció, uniformes o altres peces amb l’anagrama del negoci. El cas dels artistes admet una interpretació més flexible.

5. Despeses deduïbles sense factura

La normativa de l’IRPF referent a deduccions és més permissiva que la de l’IVA, que obliga sempre a l’autònom a presentar la factura reglamentària. Existeixen una sèrie de despeses que no exigeixen factura per a la deducció a l’IRPF.

• Pòlisses d’assegurances

• Salaris i assegurances socials

• Quota d’autònoms

• Despeses bancàries

• Despeses realitzades en països estrangers

• Despeses de contractes mercantils (traspassos de locals, fiances de lloguer o escriptures de la constitució d’una societat)

• Impostos i taxes municipals (IBI, taxa d’escombraries)

6. Despeses fiscalment no deduïbles

Las següents partides de despesa no tindran la consideració de despeses deduïbles

• Multes i sancions, inclosos els recàrrecs per presentar fora de termini les declaracions d’Hisenda.

• Donatius i liberalitats

• Pèrdues de joc

• Despeses realitzades amb persones o entitats residents en paradisos fiscals

• IVA suportat que resulti deduïble a la declaració de l’IVA